Yeni İSG Katip sistemi ile ilgili kullanıcıların sıkça sorduğu soruları cevapladığımız bu yazı İSGBYS yazılım ekibi tarafından hazırlanmıştır. İSGBYS; yazılımı bir İBYS yazılımıdır. İSGBYS, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ve Sağlık Bakanlıkları tarafından yetkilendirilmiştir. İSGBYS yazılımının Uzaktan Eğitim Modülü, E-Reçete Modülü, Dijital Arşiv Modülü gibi bir çok özelliği vardır. Keyifli okumalar dileriz.
İSG-Katip neden yenilendi?
İSGKatip 1.0 yaklaşık 10 yılı aşkın bir süredir kullanılıyordu. 31.Ekim.2022 ‘de İSGKatip 2.0 devreye alındı. İSG Katip ‘in yenilenmesinin çeşitli sebepleri vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:
- Rekabet koşullarını korumak: Yeni İSG Katip sistemiyle, İSG Sektöründe rekabeti bozan durumları ortadan kaldırarak, rekabet koşullarını korumak amaçlanmıştır.
- İSGKatip 1.0 ‘da, bir İSG Profesyonelinin bir işyeri veya OSGB ile tam zamanlı sözleşmesi varken başka işyerinde sigortalı çalışabiliyordu. Yeni İSG Katip ‘te bir işyerinde sigorta kaydı olan İSG Profesyoneli başka bir işyeri veya OSGB ile tam zamanlı sözleşme yapamamaktadır
- İSGKatip 2.0 ‘da atama yapabilmek için İSG Profesyonelinin atama yapılacak işyeri veya OSGB ‘de sigortalı çalışan olması gerekmektedir. İSG Profesyoneli, sigorta girişinin olmadığı işyeri veya OSGB ile İSGKatip üzerinde sözleşme yapamaz.
- İSG Katip 2.0 ‘da ile gelen bir çok yeni özellikle kağıt ortamında yürüyen işleri mümkün olduğunca azaltmak.
- Haziran 2023 ‘te Kamu kurumları için İş Sağlığı ve Güvenliği hizmet alma zorunluluğu gelecektir. ISGKatip 2.0 ‘da Kamu Kurumlarının da atamaları yapılabilmektedir.
- ISG-Katip 1.0 için her yıl Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından ücret ödenen yazılım lisansları, İSG-Katip 2.0 altyapısında kullanılmayacak, bu sayede Bakanlığın maliyetleri azaltılacaktır.
- 2023 yılı başında çıkacak mobil uygulama ile mobil cihazlardan da İSG Katip kullanılabilecektir.
- ISG Katip 1.0 ‘ın 10 senelik kullanım süresi boyunca kullanıcılardan gelen talepler doğrultusunda Yeni İSG Katip sistemi hazırlanmıştır.
- ISG Katip 1.0 ‘daki modüller, alt yapı eksikliği nedeni ile güncel mevzuatlara göre kolayca değiştirilemiyordu. Mevzuatlardaki değişiklikler, İSG Katip sisteminin yenilenmesini zorunlu hale getirmiştir.
İSG-Katip'te Sözleşme mevzuata uygun değil hatası almaktayım. Bu hatanın sebebi nedir ve nasıl giderilir?
Sözleşme mevzuata uygun değil hatası, İSG-Katip'te sözleşmesi güncellenen İSG Profesyonelinin yeterli süresi olmadığı zaman alınır. İSG Profesyonelinin İSG-Katip'te kullanmadığı, boştaki, süresi artırılıp tekrar denendiğinde hata çözülecektir. Daha kapsamlı bilgi için https://isgkatip.csgb.gov.tr adresinden 06.11.2022 tarihli duyuruyu inceleyebilirsiniz.
Aynı unvan ve aynı vergi numarası altındaki bir işyerinin birden fazla SGK numarası bulunduğu durumlarda; Bireysel İSG Profesyoneli, yalnızca aktif sigortasının bulunduğu SGK numarasına İSG Katip üzerinden sözleşme yapabilmektedir. Aynı unvan altındaki diğer işyerleri ile İSGKatip üzerinden sözleşme yapamamaktadır. Bu konuda ne yapmak gerekmektedir?
Bu konu yazılım anlamında teknik bir konudur. İSG Katip, alt yapısındaki bir çok veriyi (çalışanların sigorta durumları, içe görevlendirme yaparken İSG Profesyonellerinin gerçekten söz konusu OSGB veya İşyerinde çalışıp çalışmadığı, işyeri SGK No doğruluğu gibi) SGK alt yapısından almaktadır. İSG Katip atamalarında İşyerlerini, yalnızca SGK numarası üzerinden kontrol eder. İşyeri unvanının ya da vergi numarasının aynı olması önemli değildir.
Temel olarak, bireysel bir iş güvenliği uzmanının, işyeri hekiminin ya da diğer sağlık personelinin, bir işyerine ataması yapılacaksa, o işyerine ait SGK numarası altında kaydının olması gerekmektedir. Özetle, bireysel İSG profesyonelinin, atamasının yapılacağı işyerine ait, tüm SGK numaraları ile ayrı ayrı sigortasının yapılması gerekmektedir. Her bir SGK numarası ayrı işyeri gibi değerlendirilmektedir.
Tam zamanlı olarak eklenecek İSG Profesyoneli, başka bir işyerinde çalışmamasına rağmen, başka işyerinde çalışıyor hatası alınmaktadır. Bu hata nasıl giderilebilir?
Bu hatanın birden fazla nedeni olabilir. Sırayla bunlara bakalım. Birincisi, İSG Katip veri tabanındaki kayıtlar eski olabilir. Bu kayıtların güncellenmesi gerekmektedir. Bunun için buraya tıklayarak İSG-Katip Kullanım Kılavuzumuzun 2. Başlığında yer alan güncellemelerin yapılması gerekmektedir.
İkincisi, SGK E-Bildirge sistemindeki kayıtlar, 40 güne kadar geriden gelebilmektedir. E-Bildirge güncellemelerinin hızlanması için mali müşaviriniz ile görüşebilir veya bağlı olduğunuz SGK müdürlüğü ile görüşebilirsiniz. Üçüncüsü ise geçmiş yıllarda yapılan işe giriş çıkışların E-Bildirge ’ye aktarılmaması durumudur. Mali müşavirler çalışanların işe giriş ve çıkış tarihlerinde hatalar yapabilmektedirler. Çalışan işyerinden ayrılalı seneler geçmiş olmasına rağmen, mali müşavir işten çıkış tarihi girişini yapmadığı için kişi sistemde hala çalışıyor görünebilir. Bunun için de mali müşaviriniz veya bağlı olduğunuz SGK müdürlüğü ile görüşebilirsiniz.
OSGB ortağı olan bir işyeri hekiminin veya iş güvenliği uzmanının İSG-Katip ataması, sigorta kaydı olmadığı gerekçesi ile yapılamamaktadır. Bu konuda ne yapmak gerekmektedir?
Bu hatanın iki sebebi vardır. Bu sebepler, İSG-Katip veri tabanında verilerin güncel olmaması ya da SGK kayıtlarında işyeri hekimi, ortak olarak görünmemesidir.
Birincisinin çözümü, İSG Katip veri tabanındaki kayıtların güncellenmesidir. Bunun için buraya tıklayarak İSG-Katip Kullanım Kılavuzumuzun 2. Başlığında yer alan güncellemelerin yapılması gerekmektedir.
İkincisinin çözümü içinse firma yetkilisi, güncel hisse oranlarının yer aldığı Ticaret Sicil Gazetesi ile SGK müdürlüğüne gidecek ve SGK ‘daki bilgileri güncelleyecektir. Sonrasında OSGB ortağının buraya tıklayarak İSG-Katip Kullanım Kılavuzumuzun 2. Başlığında yer alan güncellemeleri yapması gerekmektedir.
Reçete yazarken İşyeri Hekimi ‘XX.XX.XXXX tarihinde göndermiş olduğunuz sağlık tesisinde (11XX9903) çalışmamaktadır.’ Hatası almaktadır. Bu konuda ne yapmak gerekiyor?
Bu hata SGK Medula sisteminde İşyeri Hekiminin tesis kodunun tanımlı olmadığı anlamına gelmektedir. Tesis kodu tanımlamak için İSG-Katip sisteminde işyeri hekiminin en az 1 işyeri ile tüm tarafların onayladığı aktif sözleşmesinin (Dışa Görevlendirme) olması gerekmektedir. Tüm onaylar verildikten 1 gün sonra tesis kodu Medula Sistemine tanımlanacaktır. Buraya tıklayarak İSG-Katip Kullanım Kılavuzumuzun 5. veya 6. başlığında yer alan adımları izleyerek sözleşme yapabilirsiniz.
Yeni İSG-Katip ‘te şu an Dışa Aktar ile sözleşmeler tablosu indirilememektedir. Bu konuda değişiklik olacak mı?
Reçete yazarken İşyeri Hekimi ‘XX.XX.XXXX tarihinde göndermiş olduğunuz sağlık tesisinde (11XX9903) çalışmamaktadır.’ Hatası almaktadır. Bu konuda ne yapmak gerekiyor?
İSG-Katip 2.0 kullanıma başlayalı henüz birkaç hafta olmuştur. Bu süre zarfında bir takım performans iyileştirilmesi zorunlulukları ile karşılaşılmıştır. Dışa aktar ile doküman indirilmesi performans kayıplarına neden olabileceği için şu an için kapatılmıştır. Önümüzdeki günlerde ilgili problemler giderilecek ve Dışa Aktar özelliği aktif hale gelecektir.
İş Sağlığı ve Güvenliği hizmetlerinde kayıtların tutulduğu tespit ve öneri defteri İSG Katip ‘e eklendiğinde hem kırtasiye işleri azalacak hem de işlemler kolaylaşacaktır. Tespit ve Öneri Defteri, Yeni İSG Katip ‘e eklenecek mi?
Tespit ve Öneri defterinin yeni İSG Katip ‘e eklenmesi için mevzuat değişikliği gerekmektedir. Mevzuat hazırlandıktan sonra eklenebilir.
Fazla mesai süresi Yeni İSGKatip ‘te atama için kullanılabilir mi?
Hayır, fazla mesai süreleri İSG Katip atamalarda kullanılamaz.
İSG Profesyoneli ile İşyeri ve OSGB arasında sözleşmeler oluşturulurken en fazla 11.700 dakika girilebiliyor. Fakat işyerlerine atama yaparken 11.700 dakika aşılabiliyor. Bu aşım ileride problem oluşturmaz mı?
Yeni İSG Katip ‘te bir sözleşmenin aktif hale gelebilmesi için ya OSGB tarafından atama yapılıp, sonrasında İSG Profesyoneli ve İşyeri onaylayacak, ya da İşyeri atamayı yapacak İSG Profesyoneli onaylayacaktır. Onay işlemlerinin tamamlanmadığı atamalar taslak statüsündedir. Taslak statüsündeki atamalar, aktif atama olmadığı için 11.700 dakika kontrolü yapılmaz. Ek olarak, bir İSG Profesyonelinin içe görevlendirmesindeki sürenin kontrolü onay işleminden hemen önce yapılmakta, süre aşılıyorsa sistem hata vermektedir.
Çalışanın anlık olarak iş yerine sigorta girişinin takibi İSG Katip ‘te yapılabiliyor mu?
Şu anda konu ile ilgili çalışmalar devam etmektedir. Fakat, İSGBYS yazılımımız üzerinden çalışanın işyerinde sigorta kaydı olup olmadığını öğrenebilirsiniz.
Yabancı uyruklu İSG Profesyonellerinin İSG-Katip ‘e girişleri yapılamamaktadır. Bu konuda ne yapmak gerekmektedir?
İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü bünyesinde bu konuda çalışmalar devam etmektedir. En kısa zamanda bu problemler çözülecektir.
Yeni İSG-Katip ‘te İSG Profesyonelinin sertifika numarası değişmiş görünüyor. Eski sertifika numarası iptal mi oldu? Ne yapmak gerekiyor?
Yeni İSG-Katip ‘te bazı İSG Profesyonellerine yeni sertifika numaraları tanımlandı. Fakat eski sertifika numaraları iptal olmadı. Hem yeni hem de eski sertifika numaralarını kullanabilirsiniz.
İSG-Katip ‘te YÖK Mezuniyet Bilgisi ekranında, mezuniyet bilgisi gelmemektedir. Bu konuda ne yapmak gerekiyor?
Mezuniyet bilgileri normalde İSG Katip ‘e Yüksek Öğretim Kurumu (YÖK) veri tabanından otomatik gelmektedir. "Eğer giriş yaptığınızda bu bilgiye ulaşamıyorsanız, YÖK veri tabanında sizin mezuniyet bilginiz yoktur. Bunun için iki çözüm yolu vardır. Birincisi, YÖK ile iletişime geçip, YÖK veri tabanına bilgilerinizi kaydettirebilirsiniz. İkincisi, İSG-Katip ’e giriş yaptığınızda Bireysel sayfanızdaki sol menüden Kişi/Kurum/Ekipman Kartı ‘na ardından, Kişi Bilgileri ’ne, ardından da Kişi Kartı Bilgilerim ‘e tıklayıp, ana ekranda açılan tablodan ‘Beyan Mezuniyet Bilgileri’ butonuna tıklamanız gerekiyor. Bu sayfaya diplomanızı yüklemeniz gerekmektedir. Belirtilen İki işlemden birini yapıp, mezuniyet bilginizin sisteme eklendiğinden emin olduktan sonra, aynı tablodaki ‘YÖK Mezuniyet Bilgileri’ sayfasından ‘Doğrula’ butonuna basmayı unutmayınız.
İSG Katip ‘te yer alan çalışan sayısının eksik ya da fazla olduğu veya uzun yıllardır işyerinde çalışan kişilerin isimlerinin listede olmadığı durumlarda ne yapmalıyım?
İşyerindeki çalışanlar ile ilgili hatalar genellikle E-Bildirge kaynaklıdır. E-Bildirge güncellemelerinin doğru yapıldığından emin olmak gerekmektedir. Bunun için işyerinin mali müşaviriyle ya da işveren ile görüşebilirsiniz. E-Bildirge sisteminde yapılan kontroller sonrasında herhangi bir problem olmamasına rağmen çalışan listede görünmüyorsa, SGK 4A Çalışan Bilgileri sayfasında, çalışanın TC Kimlik numarasını yazıp, ‘TC Kimlik No ile Doğrula’ butonuna basarak ekleyebilirsiniz.
Bir işyerleri ile yapılan ve onaylama işlemleri tamamlanmış İSG Katip sözleşmelerinde İşyeri, OSGB ve İSG Profesyoneli sözleşmeyi iptal edebiliyor. Onayı iptal edilen sözleşmeler ile ilgili anlık bilgiyi nasıl alabiliriz?
Yeni İSG-Katip sisteminde İşyeri, OSGB ve İSG Profesyonellerinden herhangi biri aktif sözleşmeyi iptal ettiğinde taraflar İSG-Katip üzerinden bilgilendirilecektir. Bu bilgilendirme mail yolu ile, web sitesindeki duyuru kısmından veya mobil uygulama bildirimleri ile yapılacaktır. Mail ile bildirim almak için iletişim bilgilerinin doğruluğundan emin olunuz. Mobil uygulama henüz kullanıma alınmamıştır. Mobil uygulama ile bildirim 2023 yılbaşından sonra yapılacaktır.
Eski İSG Katip ’te sorumlu müdür ataması yapılıp onaylar verildikten sonra, tekrar sorumlu müdürle İçe görevlendirme (Uzman/Hekim sözleşmesi) yapılıyordu. Yeni İSG Katip ‘te sorumlu müdürün içe görevlendirmesi yapılamamaktadır. Bu konuda bilgi verebilir misiniz?
Evet, yeni İSGKatip ‘te sorumlu müdür sözleşmesi atanıp onaylar alındıktan sonra tekrar içe görevlendirme yapmaya gerek yoktur. İşyeri atamalarını direk yapabilirsiniz.
İSG Katip ‘te İSG Profesyonellerinin çalışma süreleri işyerindeki çalışan sayısı baz alınarak hesaplanmaktadır. Zaman içerisinde çalışan sayısı artıp azaldığı için çalışma süreleri değişmektedir. Çalışan sayısı değişimlerinnde, İSG-Katip ‘teki çalışma süreleri otomatik güncellenebilir mi?
Bu sorunun kısaca cevabı Hayır ’dır. Taraflar arasında onaylar verildikten sonra otomatik değişiklik yapılması hukuki problemlere yol açabilmektedir. Bir diğer sebep de birden fazla işyerinde çalışan sayısı arttığında ve hizmet verilmesi gereken süre, içe görevlendirmedeki (örneğin, 11.700 dakika) süreyi aştığında sistem süreyi hangi işyerine dağıtacağını bilememesidir.
Eğer çalışma süresini güncellemek isteyenler olursa, güncel sözleşmeyi iptal etmeden, çalışma süresini güncelleyip, tekrar onay verebilir. Eski İSG-Katip ’ten farklı olarak güncel sözleşmeyi iptal etmeye gerek yoktur. Güncellenmesi gereken sözleşme sayısı ana sayfadaki dashboard ‘dan görülebilecektir.
OSGB bünyesinde işyeri ile sözleşme yapılabilmesi için en az 1 İşyeri Hekimi, 1 İş Güvenliği Uzmanı ve 1 Diğer Sağlık Personelinin tam zamanlı atamasının yapılması gerekmektedir. Bu İSG Profesyonellerinden bir ya da birkaçı işten ayrıldığında ne olacak? Tüm sözleşmeler iptal mi olacak?
Bu sorunun cevabı ilk 30 gün için Hayır ‘dır. Örneğin, OSGB ‘de yalnızca 1 tam zamanlı İşyeri Hekimi çalışmaktayken bu kişi işten ayrıldı. Resmiyette OSGB ‘nin tam zamanlı İşyeri Hekimi kalmadı. İşyeri Hekimi işten ayrıldığı için hekimin İSG Katip sözleşmeleri iptal olurken, İş Güvenliği Uzmanı ve Diğer Sağlık Personelinin sözleşmeleri iptal olmaz. Ancak İSG Katip ’te tam zamanlı İşyeri Hekimi Sözleşmesi olmadığı için İşyerleri ile yeni sözleşme yapılamaz. 30 gün içerisinde yeni İşyeri Hekimi tanımlaması yapıldığında sistem normal haline dönecektir.
